Was können Sie mit yuuvis® RAD machen? Compliance sicherstellen und Kosten senken durch digitale Archivierung Archivierungslösungen
Die Steuerprüfung rückt immer näher und Sie sind unsicher, ob alle Dokumente ordnungsgemäß archiviert wurden. Mit der digitalen Archivierung können Sie sich von Ihrem Papierkram befreien. So behalten Sie den Überblick über Ihre geschäftlichen Aktivitäten und erfüllen gesetzliche oder branchenübliche Standards. Alle Dokumentenzugriffe und -änderungen werden nachverfolgt, so dass Sie den ordnungsgemäßen Umgang mit Informationen durch eine detaillierte Nachverfolgung der Audits und Berichte nachweisen können. Eine zentralisierte Information Governance reduziert die Kosten für das Informationsmanagement und senkt gleichzeitig das Risiko von Bußgeldern für die Nichteinhaltung von Vorschriften.
Bleiben Sie stets rechtskonform, indem Sie Speicher-, Lösch-, Zugriffsbeschränkungs- und andere Vorgaben einhalten.
Reagieren Sie auf den Kostensenkungsdruck mit der Digitalisierung von Papierdokumenten und reduzieren Sie dadurch erheblich die Kosten für Lagerplatz und Einrichtungen.
Stellen Sie sicher, dass die Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind, indem Sie Langzeitspeicherformate und -medien verwenden.
Durchsuchen Sie Millionen von Dokumenten in Sekundenschnelle. Da der Zugriff über einen Web-Client erfolgt, muss keine Software im gesamten Unternehmen verteilt werden.
Ob Sie Marktführer sind oder gerade erst durchstarten – die einzige Konstante ist der Wandel. Bauen Sie eine Lösung für die Herausforderungen, denen Sie heute gegenüberstehen und bleiben Sie gleichzeitig offen für Veränderungen in der Zukunft. Wir sind hier, um Ihnen auf dem Weg zu helfen, mit einer Vielzahl von Ressourcen und einer großartigen Community. Was werden Sie bauen?
Globus ist ein deutsches Unternehmen mit einer langen Tradition im Bereich Baumärkte und Fachhandel. Globus wurde 1828 gegründet und ist heute mit über 144 Märkten allein in Deutschland und weiteren Märkten in Luxemburg, Tschechien und Russland vertreten.
Mit yuuvis® RAD löst Globus sein altes Archiv ab – verbunden mit einer äußerst umfangreichen Datenmigration. Um die Vorteile von yuuvis® RAD schnell realisieren zu können, haben sich Globus und OPTIMAL SYSTEMS für eine schrittweise Migration entschieden. Das bedeutet: Während einzelne Filialen bereits mit dem neuen Datenarchiv arbeiten, läuft im Hintergrund die Migration des Altsystems weiter. In diesem Anwendungsfall von yuuvis® RAD können 200 Millionen Volltextdokumente aus dem Archiv in weniger als 3 Sekunden durchsucht werden.
Der Erfolg: Der erste Store ging nach einem Monat online. Der Einsatz von yuuvis® RAD in allen Filialen war nach nur sechs Monaten abgeschlossen.
Die Meffert AG ist einer der führenden Hersteller von Farben, Lacken und Beizen in Europa. Das Unternehmen ist weltweit tätig und benötigt ein Content Services Framework, das Unterstützung für verschiedene Sprachen und Zeichensätze bietet.
Meffert entschied sich 2017 für yuuvis® RAD aufgrund seiner Flexibilität, Skalierbarkeit und der REST API, die für die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur entscheidend war. Sie schufen eine Lösung für die Rechnungsstellung, die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und die Verwaltung von Geschäftspartnerdaten.
Die Simona AG liefert Kunststoff-Halbzeuge an ein breites Spektrum von Industrien, wobei sie sich auf die Sicherheit im chemischen Apparate- und Anlagenbau spezialisiert hat.
Als 150 Jahre altes Unternehmen hatte Simona Altsysteme im Einsatz, als man mit OPTIMAL SYSTEMS über yuuvis® RAD ins Gespräch kam. Sie wollten ihre Systeme modernisieren und benötigten sowohl ein revisionssicheres Archiv als auch eine 360°-Sicht auf Kunden- und Lieferanteninformationen.
Sie fanden in yuuvis® RAD die Lösung, die sie brauchten, und waren in der Lage, ein altes Archiv mit 15 Millionen Dokumenten zu migrieren sowie ihr FileNet Kunden-, Lieferanten- und Vertragsdatensystem zu ersetzen.
Mit dem neuen Archiv und der 360°-Sicht auf Kunden- und Lieferanteninformationen wurde auch yuuvis® RAD capture scan hinzugefügt, um eine bestehende Anwendung in der Poststelle zu ersetzen und mit SAP® zu integrieren.
Die Labor Berlin – Charité Vivantes GmbH st eine gemeinsame Tochtergesellschaft der Vivantes – Netzwerk für Gesundheit GmbH und der Charité – Universitätsmedizin Berlin und wurde am 01. Januar 2011 gegründet. Mehr als 60 Millionen Laboranalysen werden jährlich von über 600 Mitarbeitern an dreizehn Standorten durchgeführt. Das größte Krankenhauslabor Europas vereint neun Fachbereiche unter einem Dach. Im Jahr 2020 wurde Labor Berlin zum dritten Mal in Folge als eines der 100 innovativsten mittelständischen Unternehmen in Deutschland ausgezeichnet.
Das Labor Berlin nutzt seit 2018 yuuvis® RAD und setzt auf die vielfältigen Möglichkeiten, die dieses System durch die Anbindung an “SAP Business ByDesign” für die rechtssichere Archivierung von Eingangsrechnungen bietet. Bei der Archivierung von Eingangsrechnungen verbindet sich yuuvis® RAD zyklisch über eine Webservice-Schnittstelle aktiv mit dem SAP Business ByDesign-System und holt sich die aktuellsten Eingangsrechnungen.
Bei Labor Berlin wurden neben den aktuellen Eingangsrechnungen auch die seit Anfang 2017 im Business ByDesign-System gebuchten Eingangsrechnungen archiviert.
Erfassung
Effizientes Digitalisieren von Papierdokumenten, um Wissen und Daten sicher und einfach verfügbar zu halten.
Content Management
Digitalisieren, organisieren und sichern Sie Wissen in Ihrem Unternehmen für mehr Effizienz und Compliance