Ein großes Gebäude mit einem gelben Schild, das auf die Einhaltung hinweist.

11. März 2022

Sicherer Halt in der Kommunikation dank Compliance

von Thomas Seibold

Im Rahmen unserer Reihe Success Story Short stellen wir Ihnen in unregelmäßigen Abständen spannende Kundenprojekte auf Basis von yuuvis-Lösungen vor. Heute geht es darum, wie die Schweizer Sika AG die unternehmensweite Compliance mit einem “Enterprise Document Management-System” für 25.000 Mitarbeiter mit der DTI Schweiz AG und yuuvis® RAD sicherstellen konnte.

Compliance-gerechtes Dokumentenmanagement

Die Schweizer Sika AG ist im Bereich der Spezialitätenchemie tätig. Das Unternehmen entwickelt und stellt weltweit Systeme sowie Produkte zum Kleben, Dichten, Dämpfen, Verstärken und Schützen her. Diese kommen vor allem im Bausektor und in der Fahrzeugindustrie zur Verwendung. Das Unternehmensmotto “Building Trust” gilt jedoch nicht nur für das Produktportfolio, sondern auch in der dokumentenbasierten Kommunikation mit Partnern, Händlern oder Kunden. Peter Simon, Team Head Web & Digital Solutions Sika AG, schildert die besondere Situation beim Thema Dokumentenmanagement: “Aufgrund der starken Regulierungen in der Bauchemie müssen wir eine Vielzahl an Compliance-Regeln und Gesetzen erfüllen – und das weltweit in jedem Land, in dem unsere Produkte hergestellt und vertrieben werden. Entsprechend hoch ist der IT-seitige Aufwand, den wir an dieser Stelle betreiben.“

Gesucht: ein rechtskonformer One-Stop-Shop für sämtliche Dokumente

Als global agierendes Unternehmen mit rund 25.000 Mitarbeitern und Hunderten unterschiedlicher Teams existiert bei Sika eine große Vielfalt an Prozessen. Dazu kommt noch eine Vielzahl an IT-Tools, um die verschiedenen Arten von Dokumenten innerhalb der globalen Organisation sowie mit Partnern, Händlern oder Kunden zu sammeln, zu organisieren und zu teilen. Zur Vereinfachung aller Abläufe sollten künftig sowohl in der internen wie externen Kommunikation aktuelle Informationen über ein Produkt sowie eine von Sika entwickelte Technologie im Rahmen eines One-Stop-Shops zentral gefunden werden können. Und das alles unter dem Aspekt der Compliance.

Nach einer umfangreichen Marktrecherche konnte das Sika-Projektteam die Anzahl der möglichen Kandidaten schließlich auf zwei Finalisten reduzieren. Neben der grundsätzlichen technischen Fähigkeit zum Aufbau einer standardisierten Unternehmensarchitektur stellten die Individualisierungsmöglichkeiten hinsichtlich einer hochgradig anpassbaren, benutzerfreundlichen Oberfläche einen weiteren wichtigen Schlüsselfaktor dar. In beiden Punkten konnte sich yuuvis® RAD von OPTIMAL SYSTEMS klar vom Mitbewerber differenzieren und erhielt daher den Zuschlag. Die Implementierung des DMS sollte die DTI Schweiz AG übernehmen. Mit dem Spezialisten für digitale Transformation führte Sika (laut Peter Simon) “bereits seit 2017 eine hervorragende und erfolgreiche Beziehung“.

Ein Compliance-Beauftragter, der fleißig in einem Labor arbeitet.

Projektumsetzung mit starkem Partner

Das Vertrauen in den Implementierungspartner spielte in dem Zusammenhang eine große Rolle. DTI hatte für Sika bereits in der Vergangenheit komplexe technische Projekte umgesetzt, wie die Implementierung und spätere kontinuierliche Verbesserung der Sika Search-Plattform. Dieses leistungsfähige Unternehmenssuchsystem steht allen Mitarbeitern zur Verfügung. Es macht diverse Datenbestände sowie Quellen verschiedener Systeme über ein Suchwerkzeug für den Endbenutzer verfügbar. Dem neuen “Enterprise Document Management System” fiel die Aufgabe der zentralen Dokumentenverwaltung zu. Es galt, die Versionierung der technischen Dokumente und Anweisungen, komplex konfigurierbare Workflows, strukturierte Benutzerrechte und -berechtigungen, eine nahtlose Benutzererfahrung sowie fortschrittliche Such- und Tagging-Funktionen zu integrieren.

Startschuss für das Projekt war im Dezember 2019. Bereits im Mai 2020 konnte die Lösung in den ersten Ländern in Betrieb genommen werden. Die Umsetzung gestaltete sich problemlos, wie Peter Simon bekräftigt: “Bei diesem Projekt haben sich mehrere Faktoren ideal ergänzt. Zum einen kannte DTI unsere IT sowie Philosophie im Umgang mit Informationen bereits in- und auswendig. Zum anderen wies yuuvis genau die technischen Eigenschaften auf, um diese in der neuen Anwendung umzusetzen.“ Mit der neuen Plattform haben nun alle Sika-Mitarbeiter Zugriff auf sämtliche produktbezogenen technischen Dokumente, die für die tägliche Arbeit notwendig sind. Dabei profitieren sie von zwei der wichtigsten Vorteile: Die Benutzeroberfläche bietet ihnen leistungsstarke Suchfunktionen (Search Driven, “Google like”) sowie eine individuell anpassbare Benutzeroberfläche, die intuitiv zu bedienen ist und auch einen mobilen Zugriff (responsives Design) auf Dokumente ermöglicht.

Stets aktuelle Dokumente dank Vier-Augen-Prinzip

Diese Kernelemente der Plattform ermöglichen es den Endanwendern seitdem, zeiteffizient zu arbeiten und den Aufwand für die Suche nach Informationen zu minimieren. Dank des neuen DMS ist es nun weniger mühsam und zeitaufwändig, die letzte freigegebene Version eines Dokuments zu finden. Durch die Verwendung von Standard-Workflows für Freigaben, wie etwa dem Sika-Standard “Vier-Augen-Prinzip”, wird sichergestellt, dass alle gespeicherten Dokumente immer gültig sind und die neuesten Änderungen eines bestimmten Produkts widerspiegeln. Dazu Peter Simon: “Durch die Standardisierung der Workflows und gesteigerte Transparenz zu allen Prozessschritten sowie Änderungen in einem Dokument konnte über sämtliche Anwender hinweg sowohl die Qualität der Dokumente wie auch das Vertrauen in das System auf ein Höchstmaß gesteigert werden.”

Das Projektteam von Sika hat nicht zuletzt auch die Beziehung zu DTI als sehr professionell, dynamisch, flexibel und schließlich völlig transparent empfunden. Peter Simon freut sich über die gelungene Umsetzung: “Das DTI-Team ist ein großer Gewinn für unser Schweizer Partnernetzwerk von Implementierungsagenturen. Obwohl wir keine direkte Beziehung zu OPTIMAL SYSTEMS haben, sondern nur über DTI, wurden die Reaktionsfähigkeit und Unterstützung durch beide Parteien sehr geschätzt. Beides hatte einen großen Einfluss darauf, dass unser gemeinsames Projekt so erfolgreich war.”