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Mobiles Arbeiten vs. Homeoffice – der wichtige Unterschied

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von Viola Ganter

Mobiles Arbeiten: Geschäftsfrau auf Treppe mit Laptop und Kaffee

Die Umstellung auf mobiles Arbeiten zu Beginn der Pandemie war als Übergangslösung gedacht, um Ansteckungsgefahren zu verringern. Doch nach mehr als einem Jahr Remote-Arbeit haben viele Arbeitnehmende die Vorteile des flexiblen Arbeitsplatzes zu schätzen gelernt. Tatsächlich ergab ein amerikanischer Survey, dass mehr als 60 Prozent aller Befragten eher kündigen würden, als Vollzeit ins Büro zurückzukehren; in Deutschland sind es immerhin 20 Prozent.

Aber Homeoffice und Mobiles Arbeiten sind nicht nur für Mitarbeitende von Vorteil: Den Arbeitsplatz frei wählen zu können, senkt Betriebskosten wie Miete oder Stromrechnungen für den Arbeitgeber, während es Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden steigert. Auf der anderen Seite machen sich die Unternehmen aber auch Sorgen – zum Beispiel um Sicherheitslücken und erschwerte Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden. Im Folgenden werden die Unterschiede zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten näher beleuchtet, und wir erläutern, wie Sie beide Möglichkeiten für Ihr Unternehmen nutzen können.

Was ist mobiles Arbeiten?

Mobiles Arbeiten (auch remote Arbeit oder Telearbeit) nennt man jene Arbeitsformen, die nicht an einen festen Platz gebunden sind. Typischerweise wird die Arbeit unter Einsatz von mobilen Geräten wie Laptops oder Handys ausgeführt. Mobiles Arbeiten hat in den letzten Jahren durch sogenannte „Digital Nomads“ (Personen, die Reisen und Arbeiten verbinden) ein neues Image gewonnen, die Arbeitsform an sich existiert aber schon sehr lange, z.B. im Consulting, in der Pflege, in Film- und Journalismus-Branche u.v.m. Aus technischer Sicht ist jede Person, die an einem Computer arbeitet, potenziell in der Lage, über eine Internetverbindung von einem beliebigen Ort aus zu arbeiten.

Mobiles Arbeiten vs. Homeoffice – wo ist der Unterschied?

Die Begriffe Homeoffice und Mobiles Arbeiten sind in der Definition nicht klar voneinander getrennt und werden oft in einen Topf geworfen. In den Auswirkungen für Arbeitgeber unterscheiden sie sich jedoch maßgeblich: Während Mobiles Arbeiten von nahezu überall aus stattfinden kann und sich durch Flexibilität auszeichnet, ist Homeoffice typischerweise an den eigenen Wohnort gebunden und potenziell sicherer und ergonomischer.

Die folgenden Aspekte sind bei der Unterscheidung zwischen Homeoffice und Mobilem Arbeiten zu berücksichtigen:

  • Netzwerksicherheit: Während es bei der Arbeit Zuhause in der Regel eine sichere Netzwerkverbindung gibt, muss Mobiles Arbeiten auf verschiedene, oft öffentliche WLANs zurückgreifen, was die Gefahr von Sicherheitslücken birgt. Die Verwendung eines VPN kann dem entgegenwirken, ebenso eine SIM-Karte oder ein mobiler Hotspot.
  • DSGVO-Konformität: Je sensibler die Daten, desto schwieriger wird es mit dem Mobilen Arbeiten. Sowohl die Mitarbeitenden im Home-Office als auch die mobilen Arbeitenden müssen gründlich in Datenschutzthemen eingewiesen werden. Dies gilt aber doppelt und dreifach für mobil Arbeitende, denn das Arbeiten an öffentlichen Orten (z.B. Cafés), ist oft nicht mit den technisch-organisatorischen Maßnahmen des Unternehmens vereinbar. Ebenso dürfen Datenträger mit personenbezogenen Daten meist nicht den EU-Raum verlassen. Das Arbeiten in der Cloud kann hier Abhilfe verschaffen.
  • Ergonomie: Während der Arbeitsplatz zu Hause mit großem Bildschirm, Stehschreibtisch und Co. ausgestattet sein kann, sind mobilen Arbeitsgeräte oft deutlich weniger ergonomisch und können langfristig zu Gesundheitsproblemen führen. Auf der anderen Seite: Mobil Arbeitende sind – wie der Name sagt – mobiler und wechseln ohnehin oft den Arbeitsplatz, was sich eventuell wieder positiv auf Körperhaltung, Sehkraft oder Herz-Kreislaufsystem auswirken kann. Weitere Forschung ist nötig, um die ergonomischen Besonderheiten des mobilen Arbeitens voll und ganz zu verstehen.

Frau mit Laptop in Wohnwagen

Remote Arbeiten hat viele Vorteile

Mobiles Arbeiten und Homeoffice sind sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmenden in mehrfacher Hinsicht von Vorteil. Neben höherer Produktivität und geringeren Betriebskosten (Miete, Kantine, etc.) führt Mobiles Arbeiten zu höherer Arbeitszufriedenheit und durchschnittlich mehr erfassten Arbeitsstunden pro Woche. Durch die Möglichkeit, von verschiedenen Zeitzonen aus zu arbeiten, erhöht sich die Zahl der möglichen Servicestunden, was wiederum zu höherer Kundenzufriedenheit führt.

Der Wegfall des Pendelns bedeutet, dass die Mitarbeitenden weniger gestresst sind, weniger Stunden im Sitzen verbringen und besser auf ihre Ernährungsbedürfnisse eingehen können, was die Risikofaktoren für medizinische Probleme wie Herz-Kreislauf-Erkrankungen oder Rückenverletzungen senkt.

Mobiles Arbeiten vergrößert außerdem den Talentpool für Unternehmen, da die Einstellung nicht mehr regional beschränkt ist. Die Personalabteilung kann daher Fachkräfte einstellen, die speziell auf die Nische ihres Unternehmens ausgebildet sind, wodurch sich der Schulungsaufwand verringert und die Einarbeitungszeit verkürzt.

Zusammenarbeiten, ohne zusammen zu arbeiten – eine Herausforderung fürs Management

Trotz der vielen Vorteile von Mobilem Arbeiten und Homeoffice brauchte es eine weltweite Pandemie, damit die meisten Arbeitgeber den Wechsel überhaupt in Betracht zogen. Neben der ständigen Sorge um den Datenschutz fürchteten einige Arbeitgeber vor allem auch einen Rückgang der Produktivität in kollaborativen Prozessen.

Da sich die Team-Kommunikation größtenteils auf asynchrone Kanäle (E-Mails, Chats, etc.) verlagert hat, sind spontanes Brainstormen und nonverbale Austäusche fast unmöglich geworden. Auch kann es schwierig sein, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, was dazu führt, dass einige Aufgaben redundant erledigt werden, während andere in Vergessenheit geraten.

Von internationalen Unternehmen lernen

Andererseits ist die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg gar keine neue Sache. Seit Jahrzehnten koordinieren multinationale Unternehmen Arbeitsabläufe auf der ganzen Welt mit Hilfe von ECM-Systemen (Enterprise Content Management). Diese verbindet man zwar eher mit großen Konzernen, die eigene IT-Abteilungen haben und sich die perfekt auf sie abgestimmte Lösung bauen können. Der Markt hat sich jedoch inzwischen an kleinere Unternehmen angepasst und bietet fertige SaaS-Produkte und extrem anpassungsfähige Low-Code/No-Code-Clients.

Enterprise Content Management ist ideal für remote Zusammenarbeit

Viele ECM-Konzepte, z.B. Revisionsmanagement und Genehmigungsworkflows, sind so konzipiert, dass sie die kurzen Kommunikationskanäle innerhalb von Büros nachahmen (aka “über den Flur brüllen”), selbst wenn die Beteiligten Kontinente voneinander entfernt sind.

Versionshistorie und Kommunikationsprotokolle halten das gesamte Team auf dem Laufenden und verhindern Redundanzen und Datenduplikate. Teams und ganze Abteilungen können den Projektfortschritt durch gemeinsame Checklisten und Kollaborationsworkflows verfolgen, die das richtige Dokument zum richtigen Zeitpunkt an die nächste zuständige Person weiterleiten. Cloudbasierte Webclients, auf die von jedem Ort und jedem Gerät aus zugegriffen werden kann, eignen sich besonders gut für die Zusammenarbeit am mobilen Arbeitsplatz.

Webbasiertes ECM – wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Potenzieller Verlust von Endgeräten, schlecht gesicherte Internetverbindungen, vermehrter E-Mail-Versand von Dateien – das alles sind große Bedenken, wenn es um Mobiles Arbeiten geht. Und auch wenn einige Unternehmen zunächst (zurecht) zögern, ihre Daten in die Cloud zu migrieren, ist ein gut konzipiertes cloudbasiertes ECM der richtige Weg, Ihre Unternehmensdaten auch mobil zu schützen.

Wenn es Mitarbeitenden leicht gemacht wird, direkt auf den Servern zu arbeiten (anstatt Dateien auf ihre mobilen Geräte herunterzuladen), bleiben die Daten immer an einem Ort, und der Verlust eines Geräts führt nicht zum Verlust von Daten. Statt Dateien per E-Mail zu versenden können die Nutzenden einen Link zum Speicherort der Datei in der Cloud senden, was nicht nur die Gefahr vermindert, dass die Daten in falsche Hände geraten, sondern zudem Speicherplatz auf den E-Mail-Servern spart und sicherstellt, dass die gesendete Dateiversion immer die richtige ist.

Ein paar Worte zum Schluss

Seien wir ehrlich – manche Dinge lassen sich nicht durch Technologie ersetzen: Körpersprache, Teamatmosphäre oder kreative Geistesblitze bei Gesprächen am Kaffeeautomaten sind nur einige der Dinge, die vermutlich immer vor Ort stattfinden müssen.

Letztlich muss jedes Unternehmen (und jede Einzelperson) selbst entscheiden, ob die Vorteile des Mobilen Arbeitens die Vorteile der Arbeit vor Ort überwiegen oder umgekehrt, oder ob eine Mischform für die eigene Branche der richtige Weg ist.

Wenn jedoch eine Infrastruktur vorhanden ist, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, den für sie am besten geeigneten Arbeitsplatz zu wählen, können Unternehmen die Vorteile einer zufriedeneren, gesünderen und produktiveren Belegschaft nutzen. So wird Mobiles Arbeiten für alle ein Gewinn.