Mehrwert einer Papierarchiv-Digitalisierung
In vielen Unternehmen gibt es noch Papierarchive, die den Zenit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Belegen erreicht oder oft sogar deutlich überschritten haben. Dort schlummern Dokumente über Jahre in einer Art Dornröschenschlaf, aus dem sie nur von bemitleidenswerten Praktikant*innen geweckt werden, um dann schließlich im Rahmen einer Ad-hoc-Aktion im Reißwolf zu landen.
Mit der Vernichtung gehen aber auch die dort hinterlegten Informationen und damit wertvolles Wissen verloren. Denn oft befinden sich nicht nur Rechnungen im Archiv.
Informationsquelle “Altpapier”
Die Digitalisierung von reinen Archivdokumenten bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Alte Papierarchive können nicht nur endgültig aufgelöst, sondern die dort vorhandenen Informationen darüber hinaus einer cloudbasierten Knowledge Base hinzugefügt werden. Praktische Anwendungsbeispiele dafür finden sich vor allem in industriellen Unternehmen: Handbücher, Bedienungsanleitungen und dokumentierte Wartungsberichte lassen sich mit modernen Machine Learning-Technologien erfassen, aufbereiten und sowohl intern wie auch extern zur Verfügung stellen.
Kosten und CO2-Fußabdruck reduzieren
Durch die schrittweise Auflösung und Digitalisierung des Papierarchivs verringert sich nach und nach der reale Platzbedarf und die Bewirtschaftung der Räumlichkeiten entfällt. Die laufenden Kosten für Miete, Heizung und gegebenenfalls Security können – gerade in Krisenzeiten – eingespart und besser investiert werden. Das Umweltbundesamt hat die Umweltauswirkungen von Cloud-Dienstleistungen geprüft und kommt über eine Reihe digitaler Anwendungen zu dem Ergebnis, dass sich damit teils deutliche CO2-Einsparungen realisieren lassen. Auch das französische Beratungsunternehmen Capgemini sieht cloudbasierte IT-Architekturen beim CO2-Fußabdruck im Vorteil.
Papierarchiv digitalisieren: Ende der Zettelwirtschaft
Die Überführung analoger Dokumente in ein modernes, cloudbasiertes Enterprise Content Management-System ist kein Hexenwerk. Nach einer Bestandsaufnahme der relevanten Unterlagen werden diese gescannt, kategorisiert und mit Schlagworten versehen im neuen Cloud-Archiv gespeichert. Unternehmen können diese im Anschluss Mitarbeitenden, Kunden und Partnern online bereitstellen und profitieren bei der Suche nach Informationen von schnelleren Abläufen und niedrigeren Kosten. Mit der Digitalisierung des Altarchivs ist dann auch den wachsenden Papierbergen ein Ende gesetzt.
