Impulse Digitale Transformation

Der Traum vom papierlosen Büro

Geschätzte Lesedauer: 8 Minuten



von Thomas Seibold

Mann begraben unter einem Haufen Papier

Die Idee des “papierlosen Büros” ist mittlerweile schon über 45 Jahre alt. George E. Pake, damaliger Leiter des Xerox PARC, prägte diesen Begriff erstmals in einem Artikel der Business Week vom 30. Juni 1975. Seitdem hat sich bei der Entwicklung entsprechender ECM- und DMS-Anwendungen zur Verwaltung und Archivierung von Belegen eine Menge getan. 

In Sachen Digitalisierung holten viele Unternehmen vor allem im letzten Jahr bestehende Versäumnisse nach (siehe die erfreulichen Ergebnisse des aktuellen Bitkom Digital Office Index 2020). Womit im Jahr 2020 aber niemand gerechnet hatte, war die Corona-Pandemie. Die Vorstellung eines (nahezu) papierlosen Büros stellte seitdem viele Unternehmen vor eine besondere Herausforderung: Mitarbeiter gingen ins Homeoffice, die Geschäftsräume waren verwaist. Trotzdem mussten die belegbasierten Prozesse weiterlaufen – und das DSGVO- sowie GoBD-konform.

Gesetzeskonform im papierlosen Büro?

Selbst wenn ein Unternehmen sein Tagesgeschäft im Bereich der Digitalisierung über eine On-Premises ECM-/DMS-Lösung bereits im Griff hatte, stand es vor dem Hintergrund nahezu menschenleerer Büros vor einer komplett neuen Herausforderung: Es galt, auch den Mitarbeitern im Homeoffice oft von heute auf morgen einen gesetzeskonformen Zugriff auf die Daten ermöglichen.

In vielen Unternehmen – vor allem kleineren und mittleren – war so ein Fall im Sicherheits- und Digitalisierungskonzept sowie in der ECM-/DMS-Lösung jedoch oft nicht vorgesehen – und ist es teilweise bis heute nicht.

Dokumentenmanagement on-premises und in der Cloud

Revisionssicher, gesetzeskonform und dann auch noch in der Cloud archivieren? Diesen Spagat meistern noch nicht sehr viele der verfügbaren ECM- und DMS-Systeme. In der Regel stehen sie nur in einer reinen On-Premises-Ausführung zur Verfügung. Das bedeutet, dass die jeweilige Anwendung für einen strikt lokalen Einsatz konzipiert wurde. Sie läuft dementsprechend traditionell auf einem Server, der fest in die Hard- und Software-Infrastruktur des Unternehmens integriert ist. Die Anwender greifen über einen dedizierten Client auf die Anwendung zu.

Werden mehr Ressourcen benötigt – sei es aus Platz- und/oder Performancegründen – muss die Hardware “im Keller” entsprechend aufgerüstet werden. In Sachen Wartung ist der interne oder extern beauftragte IT-Support gefordert: Dieser muss den Server samt Anwendung auch in Sachen Updates stets auf dem aktuellen Stand halten – und das am besten “unsichtbar” im Sinne von unterbrechungsfreien Wartungsfenstern außerhalb der Bürozeiten.

Meditierende Frau, die mit mehreren Dokumenten konfrontiert ist

Ein neuer Ansatz für papierloses Dokumentenmanagement

Cloudbasierte ECM- und DMS-Systeme verfolgen einen anderen Ansatz. Diese benötigen nur einen handelsüblichen PC mit einem aktuellen Browser. Darüber können sich die Anwender einloggen und ihre Tagesaufgaben bequem erledigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob dies im Büro, von zu Hause oder unterwegs aus erfolgt. Eine verschlüsselte Verbindung garantiert in jedem Fall die notwendige Sicherheit. Über die Wartung des Systems müssen sich darüber hinaus weder der Anwender noch das Unternehmen Gedanken machen: Diese erfolgt direkt beim Dienstleister, der für das Hosting des Servers samt Software verantwortlich zeichnet.

Cloudbasiert bedeutet in dem Zusammenhang übrigens nicht, dass die Daten im Ausland verarbeitet werden. Bei entsprechenden Software as a Service-Angeboten deutscher Anbieter ist gewährleistet, dass der Server in Deutschland steht und der Betrieb hiesigen Vorschriften und Erwartungen genügt.

Ein weiterer großer Vorteil ist die schnelle Verfügbarkeit: SaaS-Dokumentenmanagement-Services wie yuuvis® Impulse von OPTIMAL SYSTEMS stellen alle Kernfunktionen zur revisionssicheren und gesetzeskonformen Verwaltung von Dokumenten “ready to run” zur Verfügung. Ein Abo-Modell auf Monatsbasis sorgt für überschaubare und planbare Kosten, die Anzahl der Anwender ist dabei nicht limitiert.

Folgende DMS-Kernfunktionen stehen zur Verfügung:

  • Einrichtung einer benutzerindividuellen Ablagestruktur, basierend auf Ordnern und Dokumenten unterschiedlicher Art
  • Import von Dokumenten aus Unterverzeichnissen
  • Stapelimport per Drag-and-drop
  • Freie Ablage von Dokumenten mittels Drag-and-drop inklusive manueller Erfassung damit verbundener Informationen (Metadaten) und Klassifizierung
  • Drag-and-Drop-Ablage von E-Mails, wobei alle mailtypischen Daten automatisch extrahiert und in Formularfelder eingesetzt werden
  • Effiziente und schnelle Suche durch automatische Volltextindexierung und ergänzende technische Metadaten
  • Unterstützung der Verarbeitung durch Zuweisung an Mitarbeiter, Bearbeitungsnotizen, Wiedervorlagen und Statusüberwachung
  • Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung durch Versionierung und Zugriffshistorie
  • Dokumentenanzeige für manuelle und technische Metadaten sowie Vorabansicht (Preview)
  • Schutz vor unberechtigtem Zugriff oder versehentlichem Löschen durch ein Berechtigungssystem

Fazit

All diese Funktionen machen ein cloudbasiertes ECM-/DMS-System vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen interessant. So können sich diese Unternehmen besser um ihre Kernkompetenzen kümmern und werden unabhängiger in der Organisation ihrer IT. Die Vorteile dieser digitalisierten Dokumentenbearbeitung machen das papierlose Büro zu einem greifbaren und lukrativen Ziel. Und sie positionieren Unternehmen perfekt für zukünftige Herausforderungen.