Momentum Digitale Transformation

Das Beste aus zwei Welten – Content Ser­vices-Platt­form und Cloud Storage

Geschätzte Lesedauer: 10 Minuten



von Patrick Hilpisch

Digitaler Wirbel mit Zahlen

Das Jahr 2012 hatte schon immer einen eher schlechten Ruf. Als von den Mayas proklamiertes Ende der Welt, hat es die Fantasie von Apokalyptikern, Autoren und Regisseuren beflügelt. Und in einigen Kreisen schon vor Corona zu panischen Hamsterkäufen geführt. Kleiner Spoiler: Letztendlich drehte die Welt sich munter weiter. Und was hat das alles mit Content Services-Plattform zu tun? Was viele nicht wissen: 2012 wurde leise und fast unbemerkt eine neue Zeitrechnung eingeläutet – die sogenannte Zettabyte-Ära!

Zum ersten Mal in der Geschichte der Menschheit überschritt die Gesamtheit aller digitalen Daten auf der Erde ein Zettabyte. Ein Zettabyte entspricht 1021 Bytes – also eine 1 mit 21 Nullen. Schätzungen zu Folge wird sich die weltweite Menge an Daten im Jahr 2025 auf 175 Zettabyte erhöhen. Der Großteil dieses globalen Datenwusts wird in den unterschiedlichsten Wirtschaftsbranchen produziert. Da stellen sich unweigerlich Fragen: Wie gehe ich als Unternehmen mit dieser explodierenden Datenmenge um? Wie verhindere ich den lähmenden Daten-Overkill? Wie nutze ich diesen Schatz an Informationen effizient, strukturiert und erfolgreich? Und welche Rolle spielen hier Content Services-Plattformen und die Cloud?

Aus Enterprise Content Ma­nage­ment wird Con­tent Ser­vices-Platt­form

Jahrelang war die richtige Antwort auf die Frage, wie Dokumente, Daten und Content am besten gemanagt werden sollen, ein solides professionelles Enterprise Content Management-System (ECM). Einmal gekauft und on-premises eingerichtet, bietet ein ECM eine Vielzahl an essenziellen Funktionen, um Struktur, Sinn und vor allem Mehrwert in den eigenen Datenschatz zu bringen.

Doch mit wachsenden Anforderungen an Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit erfolgt eine allmähliche Verschiebung von monolithischen Systemen hin zu leichtgewichtigen Content Services-Plattformen (CSP). Ausgestattet mit multifunktionalen API-Schnittstellen und einer nahezu ausfallsicheren Microservices-Architektur, bringen CSP die nötige Planungssicherheit und Leichtigkeit für die contentbezogenen Herausforderungen der Zukunft. Mit dieser Entwicklung kommt ein weiterer Trend: Die Erfolgsgeschichte der Cloud, ein für das Jahr 2021 auf über 300 Milliarden Dollar geschätztes Business, macht auch vor dem Content-Management nicht halt.

Zukunftssicher mit der Content Services-Platt­form in der Cloud

Datensicherheit war immer der große Knackpunkt, wenn es um die Speicherung in der Cloud ging. Die Ängste um Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der eigenen Daten hielten sich lange – vor allem wenn es um sensible Daten ging. Doch die neuesten Entwicklungen bei Hard- und Software sowie herstellerneutralen Zertifizierungen und die Gründung der Cloud Security Alliance haben die Cloud mittlerweile zu einem sicheren Parkplatz für jegliche Art von Daten gemacht. Über 75 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen bereits die dezentrale Speicherung in der Cloud.

Die Erfahrungen während der Coronakrise werden den Run auf die Cloud weiter befeuern. Denn der Vorteil liegt auf der Hand: schneller zeit- und ortunabhängiger Zugriff, problemlose Skalierbarkeit und zukunftssichere Entwicklungsmöglichkeiten. Die CSP-Technologie und Cloud Storage sind somit das Traumpaar für eine agile und effiziente Datennutzung. Wenn schneller, flexibler und kostengünstiger abseits eingefahrener Business-Modelle gearbeitet werden soll, kommt man an der Cloud nicht mehr vorbei.

Schlüsselsymbol verbunden mit Linien und Punkten

Was sollte eine Content Ser­vices-Platt­form in der Cloud bieten?

Anforderungen an Unternehmen ändern sich heute schneller als das Serienangebot bei Netflix. Entsprechend agil, flexibel und ressourcenschonend sollte die verwendete Content Services-Plattform sein. Es reicht nicht aus, Dokumente in der Cloud abzuspeichern und zu archivieren. Effizientes Nutzen des gesamten Unternehmenswissens muss ermöglicht werden. Die Plattform wird so zur “Single source of Truth“, zur zentralen Datendrehscheibe des Unter­nehmens.

Die Key Features einer Content Services-Plattform in der Cloud sind:

Look-and-feel

Das schnellste, mit Features vollgepackte System nutzt nichts, wenn nicht gerne damit gearbeitet wird. Stichwort: User Experience. Eine aufgeräumte und harmonische Oberfläche ist also essenziell für die Nutzung einer CSP. Alles sollte intuitiv, responsiv und wenn möglich individualisierbar sein, um den individuellen Arbeitsvorlieben und Anforderungen der Benutzer zu entsprechen.

Dokumentenma­nage­ment

Ein performantes Dokumentenmanagement bildet das Rückgrat einer Content-Services-Plattform. Die tägliche Arbeit wird durch eine blitzschnelle Volltextsuche, ein gut durchdachtes Klassifikations- und Metadaten-Konzept nicht nur erleichtert. Durch die gesteigerte Effizienz werden Arbeitsressourcen frei für weitere wichtige Unternehmensbereiche.

Nur Daten und Dokumente, die schnell im richtigen Kontext zur Hand sind, bringen ein Unternehmen weiter. Deshalb sind ein integriertes Workflow Management und ein Rolle-Rechte-Konzept hier unabdingbar. Für größere oder internationale Unternehmen ist außerdem eine Mandantenfähigkeit des Systems wichtig. So kann mit niedrigen Betriebskosten eine einzelne Betriebsinstanz von mehreren Mandanten innerhalb des Unternehmens genutzt werden.

Microservices-Archi­tek­tur

Microservices ermöglichen einen modularen Aufbau von unterschiedlichen Anwendungen. Diese „kleinen“ Dienste machen das System schneller, ausfallsicherer und kostenschonender. Die Unterteilung der Anwendungen in Container beschleunigt die Entwicklung produktiver Lösungen. Die gesamte Architektur wird transparenter und leichter zu warten. Fällt ein Microservice aus, bleibt der Rest des Systems weiter stabil. Eine reibungslose und effizientere Integration von Content Services in andere Unternehmensanwendungen wird dadurch ermöglicht.

Schnittstellen

Ein effizientes CSP setzt ausschließlich auf offene Standards und Integration. Proprietäre Schnittstellen sollten der Vergangenheit angehören, da sie unflexibel und kostenintensiv sind. Über API lassen sich gewünschte Content Services problemlos in beste­hende Systemlandschaft integrieren. Sie können anschließend von existierenden Applikationen aus angesprochen werden. Funktionserweiterungen sind somit ein Kinderspiel.

Compliance

Ohne eine revisionssichere, DSGVO-konforme Datenvorhaltung kann und darf eine Langzeitarchivierung heute nicht mehr aufgesetzt werden. Die Plattform muss in der Lage sein, sich schnell an Änderungen des regulatorischen Umfelds anzupassen. Das Retention Management sollte die jeweilig geltenden Branchenstandards und Vorschriften gewährleisten. Zugriffsprotokolle, Zertifikate und Konformitätserklärungen bilden die Basis für eine nachhaltige Compliance-Strategie. Eine Content Services-Plattform sollte diese Grundlagen für Rechtssicherheit immer mit sich bringen.

Cloudnative Tech­no­logie als Basis

Es sollte das Prinzip gelten: In der Cloud gedacht, für die Cloud gemacht. Denn nur cloud-native Architektur nutzt die Vorteile der verteilten, skalierbaren und flexiblen Natur der öffentlichen Cloud voll aus. Es steht eine gebrauchs­fertige Infrastruktur zur Verfügung, die es Entwicklern ermöglicht, auf bestehende Komponenten wie Caching-Dienste, APIs, Datenvirtualisierung, Regeln und Workflow Engines zuzugreifen und diese wiederzuverwenden. Dieses Verfahren reduziert die Komplexität eines eigenständigen Ent­wicklungsprozesses.

Entwickler können sich auf die Feinheiten der spezifischen Anwendung konzentrieren und nicht auf den Aufbau des gemeinsamen Frameworks. Cloud-native Technologien haben gegenüber einem Lift-and-Shift-Ansatz den Vorteil, absolut cloud-kompatibel zu sein. Probleme wie größeres System-Refactoring, also nachträgliche Anpassungen, sowie unvorhergesehene Leistungsprobleme sind hier ausge­schlossen.

Cloud/Hybrid/Multi-Cloud

Dass die Cloud die Voraussetzung für zukunftssicheres Handling von Daten ist, sollte jetzt klar sein. Maximale Flexibilität der Datenkontrolle entsteht aber erst durch die Wahlmöglichkeit der Cloudnutzung. Je nach Szenario machen Private Cloud, Multicloud oder eine hybride Verwendung mit geteilter On-Premises- und Cloud-Verwendung Sinn. Die Möglichkeit des problemlosen Wechselns zwischen den Cloud-Modellen und einem Datenhosting auf privaten Servern schafft den Freiraum, den vollständigen Schritt in die Cloud gezielt zu planen. Das spart Zeit, Ressourcen und Geld.

Der Kopf einer Frau mit überlagerten digitalen Daten und Infografiken

Ein ruhiges Ge­wissen dank Content Service-Platt­form

Eine Content Services-Plattform ist mehr als ein endlos großer Speicher in der Cloud. Sie ist die Basis für effiziente Datennutzung in einer sich immer schneller weiterentwickelnden digitalen Unternehmenslandschaft.

Die zentralen Benefits lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • zukunftssichere Technologie dank offener Standards
  • leichte Microservice-Architektur anstatt schwerem Monolith
  • hohe Anpassbarkeit und Flexibilität für optimales Datenhandling
  • Kostenersparnis durch Cloudhosting und einfaches Customizing
  • Sicherheit durch Retention Ma­nage­ment und zertifizierten Audit Trail

Content Services-Plattformen in der Cloud haben keine neue Zeitrechnung im Umgang mit Daten eingeläutet. Sie sind aber disruptiv genug, um ein Umdenken im Umgang mit dem eigenen Schatz an Daten zu bewirken. Für eingefahrene Geschäftsmodelle und verstaubte IT-Konzepte können sie eine Frischzellenkur im Digitalisierungs- und Optimierungs-Wettrennen und somit der nötige Marktvorteil sein. Und das besser heute als morgen.